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工程文档管理系统Engineering document management system

  • 特点说明

  • 按工程文档六大阶段进行管理

  • 业务价值
  • 彻底解决工程文档管理的交互界面管理,文档完整性,准确性,时效性问题,实现文档在工程建设阶段的高效流转。

    确保整个项目建设期的全过程管控以计划控制为起点、文档控制为基础、流程控制为手段,实现管理模式闭环。

    通过与业务系统集成,打通工程建设过程中实现的各系统,对资料进行集中收集、存储、管理、流转控制、并在建设期转运营期后平台持续利用。

    工程文档系统实现资料的调用查看、更新、使设备相关资料始终保持最新,从而实现对工程资料全生命周期管理的闭环。

    参与方系统集成实现数据采集、归总、存储、标准化管理,建立工程数据中心,为以后更深的应用提供基础。

    实现项目人员之间的协同工作,提高工作效率。另外信息统计报告、展示提高管理部门对工程建设的监管。

  • 客户面临挑战
  • 工程项目过程复杂、投资大、风险高、周期长、参加单位太多(投资方、建设单位、EPC总承包、设计单位、施工单位、监理单位、根据项目大小有上百家供应商和设备制造商等等,各单位又从不同的部门、科室抽调人员组成临时项目组)、这些单位在地域上分散、目标的多异性、组织的临时性,造成在项目建设过程中存在难协作、信息不同步、不共享等问题。


    公司层面:项目各参建方管理方式不统一、不规范。水平参差不齐,数据不完整。文档移交困难(通常要大半年时间收集整理资料)

    系统层面:各自为战,应用范围有限,信息孤岛

    用户层面:建设期和生产运维期查找不到文档资料,重复分发、信息不同步

    流程层面:大量纸质审批,跨板块,跨部门流程审批效率低。

  • 应用场景描述


1. 在工程前期准备阶段产生一些前期准备文件如地质勘探、政府批文、可行性研究报告、工作制度和程序等等,这些文档需要经过建设单位、项目管理团队、咨询公司协同工作产生并作为后期工作的参照、依据,使得正确的人在正确的时间获取正确的文件。

在项目设计阶段包括基础设计、详细设计,目前工程承包的签订一般会包括对工程资料收集、控制说明。

2. 建设单位、总承包单位、项目管理团队经过反复的谈论主要交付文件列表并制定相应的计划以及权重、文控人员就可以在系统上对这些要收集的文件进行录入占位,在后期根据文档的收集计划进度对相应的单位进行催交、检查,并将这些记录保留下来,竣工验收后根据这些记录(如延迟、未上交情况)对相应参建单位进行评价打分。

2.1 文控人员通过权限设置、交付物划分将交付文档划分到各个单体工程对应的设计分包商。

2.2 专业设计人员经过设计、核查、审批后由设计分包商文控人员根据计划上传交付物到总承包单位,再经过总承包、业主的核查、审批,反复进行。保留工作痕迹、文件传送记录、对文件的评审记录等等。

2.3 总承包与施工单位交互记录过程。

3 在采购过程中对供应商文件的规划、收集、控制、整理。

3.1 竣工验收阶段。

3.2 由项目管理部转移到生产运营部,在运营、检维修、扩建、改建过程中引用建设过程产生的文档,是文件始终保持最新、利用价值最大化。

4.工程文控工程师、文控经理检查、审核、审批来自设计中心、分包商的文件传递单,并且同意编码。

5.工程文控工程师、文控经理检查、审核、审批来自业主对交付物的评审意见,并分发到设计中心、分包商。

6.文控工程师、文控经理检查、审核、审批来自设计中心、分包商的意见并分发给供应商 。